Uvođenje određenih mera i sistema evidencije je od ključnog značaja
U svakom poslu, pa tako i u poslovanju gazdinstva, neophodna je određena vrsta evidencije u cilju donošenja što boljih poslovnih odluka.
Poljoprivreda, a pre svega, porodična poljoprivredna gazdinstva nemaju dugu tradiciju u pogledu evidencije i analize poslovanja. Na većini gazdinstava smatra se da je njihova proizvodnja tradicionalan porodičan posao koji omogućava njihovim porodicama određeni način života, zanemarujući pri tom činjenicu da bi to mogao biti i dobar biznis gazdinstva.
Ono što je karakteristično za gazdinstva u Srbiji je da farmeri koji na njima rade i žive smatraju evidenciju „gubljenjem vremena“, pa se podaci potrebni za ocenu poslovanja gazdinstva vrlo teško mogu naći. Zabeleženi su na poleđini nekog papira, na kalendarima i sličnim mestima.
Da bi gazdinstvo uspešno poslovalo, to se mora promeniti. U tu svrhu, uvođenje određenih mera i sistema evidencije je od ključnog značaja. Dakle, bilans stanja, bilans uspeha, novčani tokovi bi bili samo jedan deo podataka neophodnih za uspešno donošenje poslovnih odluka, a samim tim i za uspešno poslovanje gazdinstva. U cilju donošenja dobrih poslovnih odluka neophodna je bilo kakva vrsta poslovne evidencije na samom gazdinstvu, potrebni su i proizvodni i finansijski podaci.
Najvažniji podaci neophodni za donošenje takvih odluka odnose se na troškove proizvodnje, kao i rezultate ostvarene tokom godine. Iz ovih podataka se izračunava uspešnost poslovanja gazdinstava. Dakle, za napredak porodičnih gazdinstava neophodno je uspostavljanje evidencije o utrošcima proizvodnje i poslovanja na samim gazdinstvima, pri čemu su od presudnog značaja informacije kojima poljoprivredni proizvođači na gazdinstvima raspolažu.
Evidentirani podaci opisuju stanje na poljoprivrednom gazdinstvu. Postoje dve vrste podataka koje se koriste – finansijski i proizvodni. Finansijski se odnose na novčane transakcije na gazdinstvu, a proizvodni uglavnom na količine proizvoda i obim ostvarene proizvodnje. I jedni i drugi podaci su od značaja za poslovanje gazdinstva. Jedino se pravilnom evidencijom, odnosno, prikupljanjem, čuvanjem i analizom ovih informacija mogu sintetizovati podaci na osnovu kojih bi farmeri mogli planirati i donositi svoje odluke vezane za proizvodnju, finansije, kredite, itd.
Troškovi su novčani izraz ulaganja osnovnih elemenata proizvodnje i nastaju radi stvaranja novih proizvoda i sticanja dohotka. Dakle, preko kontrole troškova direktno utičemo na nivo ostvarenog dohotka. Prema načinu utvrđivanja troškova po linijama proizvodnje imamo: direktne i indirektne troškove. Direktne troškove možemo u celini i neposredno po nastajanju utvrditi i rasporediti na određenu liniju proizvodnje. Indirektni ili opšti troškovi se u celini odnose na više ili na sve linije proizvodnje na gazdinstvu. Raspoređuju se na linije proizvodnje određenim računskim postupkom, tako da se svaka linija proizvodnje tereti srazmerno svom učešću u nastanku tog troška. Prema zavisnosti od obima proizvodnje razlikujemo fiksne i varijabilne troškove. Fiksni troškovi ne zavise od promene obima proizvodnje, oni postoje i onda kada se proizvodnja ne odvija. Varijabilni ili promenljivi troškovi menjaju se s promenom obima proizvodnje. Promena obima proizvodnje menja veličinu i strukturu ukupnih troškova na gazdinstvu. Zbog toga cene pojedinih proizvoda mogu da rastu ili padaju s promenom obima proizvodnje, u zavisnosti od kretanja pojedinih vrsta troškova.
Evidencija troškova na gazdinstvu bi trebala da bude razvrstavana na opšte troškove i specifične troškove koji proističu iz procesa proizvodnje. Kao najčešći troškovi gazdinstva javljaju se sledeći: troškovi radne snage, troškovi goriva, troškovi mehanizacije, troškovi semena, troškovi stočne hrane i razni drugi troškovi u zavisnosti od tipa proizvodnje.
Sistem evidencije koji to podrazumeva, mogao bi da se oformi u vidu sveske ili knjige, a koja bi omogućila da kasnije preraste u neku složeniju formu. Za početak, neke od neophodnih stvari koje bi trebalo da budu u toj svesci su: podaci o ostvarenoj proizvodnji, podaci o raspodeli finalne proizvodnje, novčana izdavanja za repromateriijal i usluge, dohodak gazdinstva, podaci o radnoj snazi i sredstvima mehanizacije.
Ekonomski rezultat u poljoprivrednoj proizvodnji zavisi s jedne strane od tržišnih cena, a sa druge strane od visine troškova koji su načinjeni u toj proizvodnji. Pošto su troškovi segment na koji proizvođači mogu direktno uticati, potrebno je analizirati njihovu strukturu i efekat na proces proizvodnje.
Evidencija treba da posluži samom gazdinstvu u cilju korekcija sopstvene proizvodnje i institucijama koje dolaze u kontakt sa gazdinstvom. Trendovi kretanja prihoda, troškova i profita su vrlo značajni za analizu i utvrđivanje mogućnosti poboljšanja poslovanja gazdinstva.
